"Просто нямам достатъчно време!"
Когато питам хората кое е най-голямото предизвикателство, що се отнася до времето им, това е обичайният отговор, независимо дали става дума за неомъжена жена на двадесет и няколко, която има да се тревожи "само" за работата си, за зает ръководител със съпруга и малки деца у дома или за пенсионер, току-що приключил натоварващата си преподавателска кариера: "Просто нямам достатъчно време!"
И така, коя трябва да бъде отправната ви точка в пътуването към управлението на времето / живота ви? През цялата човешка история философи, писатели и обикновени хора са размишлявали за времето, за значението му и как би трябвало да го прекарваме. Гръцкият философ Теофраст (ок. 371 - ок. 287 пр. Хр.) казва: "Времето е най-ценното нещо, което човек може да изразходва."
Седемте основни принципа за управление на времето.
Тези седем принципа за управление на времето ще ви осигурят предимство в бизнеса и в живота:- Поставете си цел.
- Все едно дали ще е да си намерите партньор, да завършите образованието си, да си намерите работа или да напишете доклад, трябва да имате цел - конкретна цел.
- Направете план.
- Как ще постигнете целта? Направете си план и го следвайте, докато постигнете целта. Трябва да бъдете гъвкави в начина си на действие, но освен ако няма сериозна причина да спрете, преди да сте постигнали целта, не сваляйте поглед от наградата, както се казва, и продължавайте до постигането ѝ. А после се насочете към следващата цел.
- Подредете приоритетите си.
- Ако превърнете целта си в приоритет, това ще ви помогне да не се отклонявате от пътя, когато най-различни неща се опитват да ви отклонят от осъществяването на целта.
- Задайте си темпо.
- Сигурно сте чували фразата "Рим не е построен за един ден." Това е чудесна концепция и трябва да я прилагате в усилията си за управление на времето. Задайте си такова темпо, че да постигнете целта си, като следвате плана в съгласие с приоритетите си. Ако се опитвате да направите нещо твърде бързо и не вършите работата си по най-добрия начин, то бързата, но калпава и далеч не отлична работа ще разочарова и вас, и хората, които зависят от работата ви. От време на време си почивайте - през деня, в края на деня, през уикенда.
- Проявявайте самодисциплина.
- Бъдете човекът, чиито високи изисквания трябва да удовлетворите. Контролирайте се сами, защото това ще ви даде сила, вместо просто да се опитвате да угодите на другите.
- Намерете си ментори и бъдете ментор.
- Трябва да намерите хора, които вече са минали по вашия път и могат да ви помогнат. Но не разчитайте на тях прекомерно. Те са ваши водачи, наставници, но трябва да се стремите и вие да бъдете ментор за другите.
- Възнаграждавайте се за всяко постижение.
- Системата на наградите действа! Все едно дали става дума за нещо наистина голямо като луксозна екскурзия до любимото ви място или за излизане на вечеря, трябва да се фокусирате върху наградата, която ще ви мотивира. Разбира се, завършването на започнатото само по себе си е награда. Това е ясно. Но похвалата от шефа или от клиент също е осезаема награда, макар и да не е материална.
Какво ново в технологиите?
Ако използвате компютър или смартфон, знаете, че технологиите напредват на всеки няколко месеца - или поне на всеки шест месеца. Може да решите да смените оборудването си с по-ново и по-добро - да направите ъпгрейд - все едно дали на хардуера или софтуера или пък да решите да изчакате няколко години, докато промените станат достатъчно драматични, за да оправдаят цената и свикването с новото за вас и компанията ви.
В настоящата книга няма да се опитвам да се съревновавам със списанията и публикациите за технологиите, които ще ви помогнат да бъдете по-ефективни; тази информация остарява твърде бързо. Искам да подчертая обаче, че трябва да се стремите да бъдете в крак с новостите или да се погрижите да знаете за технологиите, които биха могли да ви помогнат във всеки аспект от работата и личния ви живот, все едно дали става дума за нова онлайн услуга, която ви позволява да си намерите нов лекар в определен радиус, или за уебсайт, който ви осигурява възможност да подобрите мозъчната си функция, като упражнявате паметта си чрез игри.
Как да сте в "час"?
Четенето е един от начините да бъдете в час с технологиите, както и със случващото се в света. Но другият начин, който малцина използват оптимално, е да питаш и да се информираш от другите хора. Разбира се, трябва да внимавате каква информация и съвети получавате. Наскоро посетих уебсайта на жилищна кооперация и там имаше раздел с мнения на живущи в нея - около половин дузина коментари, вариращи от едно-две изречения до един параграф. Всички, освен един, бяха възторжени и положителни. Отрицателният коментар, обаче, критикуваше всичко - от самата сграда, която била зле проектирана и затова доста шумна, до грубия персонал, който не удовлетворявал своевременно исканията на въпросния човек.
Ето няколко съвета за това, как да бъдете в течение на случващото се и да преценявате по-добре източника, от който черпите информация:- При възможност проучете миналото на източника:
- Ако става дума за човек, на чието мнение ще се осланяте, има ли в миналото му нещо, което би го предразположило към определени предразсъдъци, изкривяващи истината? Обръщайте внимание на подробностите, които човекът дава и които биха могли да ви помогнат по-добре да прецените обективността му при изразяването на определено мнение. Задайте възможно най-много въпроси по телефона, по електронната поща, в писмо или на живо, за да прецените дали има нещо, което би трябвало да ви накара да бъдете предпазливи по отношение на мнението му.
- Проверете надеждността на писмения източник:
- Когато става дума за писмен източник - ако коментарът е публикуван във вестник, списание или онлайн - дали изданието е известно с прецизността и отличните си мнения, както и с проверяване истинността на твърденията или пък има лоша репутация поради факта, че обикновено е пълно с грешки и с неверни твърдения?
- Контролирайте технологичните средства, които използвате:
- В нашия технологичен свят със сигурност използвате смартфон, за да изпращате съобщения на колеги и близки, както и да провеждате лични и служебни разговори 24 часа на ден, 7 дни в седмицата. Но пак вие трябва да вземете решението кога, къде и колко често ще използвате тази технология, за да подпомагате, а не да подкопавате целта си за по-добро управление на времето си.
- Използвайте по-добре електронната поща.
Кое е най-голямото свързано с времето предизвикателство, пред което повечето хора са изправени днес? Електронната поща. Това комуникационно средство у мнозина предизвиква както любов, така и омраза. Всички можем да си спомним моменти, когато електронната поща е била най-бързият начин да се свържем с някого. Но практически всички установяваме, че получаването на сто, двеста или повече писма на ден по електронната поща, включително губещ времето ни спам, може да превърне отсяването на зърното от плявата в отчайващо занимание.
- Кога проверявате електронната си поща? Ако имате важни задачи, които трябва да свършите, заемете се с тях, преди да проверите пощата си.
- Експертът по управление на времето Джули Моргенщерн написа цяла книга за това, че не бива да си проверяваме електронната поща веднага след ставане, със заглавието "Никога не проверявайте електронната си поща сутрин." От полза ли ще ви е този съвет или продуктивността ви ще намалее, ако не си проверявате пощата рано сутрин?
- Колко често я проверявате? Ако обслужвате клиенти, от вас може да се изисква постоянно да следите имейлите си. Но ако работата ви е друга, честотата, с която проверявате електронната си поща, може да води до пестене или до загуба на време.
Как да се справите с 22 прахосници на време?
Всеки навик, който ви пречи да правите онова, което наистина искате да правите, ви губи времето. За щастие, можете да се справите с всеки от тях. Първата стъпка е да си дадете сметка точно кои са нещата, които ви губят времето. Втората е да разберете първопричините. Третата и най-важна стъпка е да елиминирате всяка една от тях.
Наблюденията ми показват, че прахосниците на време спадат в пет категории - ментални, емоционални, физически, структурни и логистични. Ако съумеете да овладеете собствените си мисли и чувства, ще успеете да овладеете и контролирате начина, по който прекарвате времето си.
Обичайните ментални прахосници на време са:- разсеяност (невнимание или лоша концентрация);
- извинения.
Колкото до емоционалната област, следните неща могат да ви забавят, ако не ги контролирате:- завист;
- неувереност;
- отлагане;
- перфекционизъм;
- страх от приключване;
- страх от провал;
- страх от успех.
Не забравяйте, че и физическите състояния могат да влияят върху времето ви, включително:- бездействие;
- затлъстяване;
- изтощение (недостатъчен сън);
- болка;
- липса на енергия.
Структурните и логистични прахосници на време вероятно са най-лесни за преодоляване. Ето ги най-важните структурни:- проблеми с оборудването;
- проблеми с бекъпа.
И накрая, логистичните изискват промяна в начина ви на работа, ако желаете да се справите с тях, включително:- поемане на твърде много задачи;
- нереалистични срокове;
- лошо планиране;
- неподходящо темпо.
Отношенията и очакванията в офиса.
Ако работите в офис или където и да било другаде, трябва да ви е грижа за колегите ви, а не само за непосредствените ви задължения. Един изпълнителен директор с доста стаж в традиционни офиси - повече от десетилетие в една компания и повече от десетилетие в друга - казва: "Когато работиш в офис, през половината време си вършиш работата, а през останалата половина полагаш грижи да не я загубиш."
Из книгата
Рейтинг: 10.00 / 1 глас 
